Datenschutzordnung des Judo-Club Großbeeren e.V.

1. Diese Datenschutzordnung regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Judo-Club Großbeeren e.V. (Verein).
2. Personenbezogene Daten sind Informationen, die eine natürliche Person identifizieren oder identifizierbar machen (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon, E-Mail).
3. Diese Ordnung gilt für:
   1. Mitglieder aller Altersgruppen (insbesondere Minderjährige)
   2. Eltern/Erziehungsberechtigte minderjähriger Mitglieder
   3. Trainer, Betreuer und Freiwillige
   4. Website-Besucher und Newsletter-Abonnenten
   5. Dritte (z.B. Zahlungsdienstleister)

Siehe auch §33 der Satzung

1. Verantwortlich für Datenverarbeitung ist:
   Judo-Club Großbeeren e.V.
   Sitz: 14979 Großbeeren, Brandenburg
   Registernummer: VR 5051 P (Amtsgericht Potsdam)
2. Kontakt zur Beschwerde mit Landesbeauftragtem:
   Landesbeauftragte für Datenschutz Brandenburg
   Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
   Telefon: 033203 356-0
   E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
   Website: www.lda.brandenburg.de

Siehe auch §1 der Satzung

Wichtig: Ohne Einwilligung keine Fotos/Videos von Minderjährigen öffentlich!

1. Für Mitglieder unter 16 Jahren:
   • Einwilligung der Eltern/Erziehungsberechtigten notwendig (nicht vom Kind selbst)
   • Datenverarbeitung orientiert sich an Kindeswohl
2. Für Mitglieder ab 16 Jahren:
   • Können selbst einwilligen (eigene Entscheidungsreife)
   • Eltern können aber weithin Zugang/Kontrolle ausüben (ihr Recht)
3. Besondere Schutzmaßnahmen:
   • Keine Veröffentlichung von Fotos ohne ausdrückliche Zustimmung
   • Bei Veröffentlichung von Gruppenfotos mit mehreren Personen ist die Einwilligung jeder abgebildeten Person erforderlich. Alternativ kann auf Gesichtsunkenntlichmachung (Verpixelung) zurückgegriffen werden.
   • Keine Weitergabe an Dritte ohne Grund
   • Sichere Speicherung (Schloss, Passwort-Schutz)
   • Regelmäßige Überprüfung der Berechtigung

Siehe auch §29 der Satzung

Bei Aufnahme erhoben:

• Name, Vorname, Geburtsdatum
• Geschlecht (männlich/weiblich/divers/keine Angabe)
• Anschrift, Telefon, E-Mail
• Bankverbindung (IBAN, BIC) für SEPA-Lastschrift
• Bei Minderjährigen: Kontaktdaten der Eltern/Erziehungsberechtigten
• Unterschrift auf Aufnahmeformular & Einwilligungserklärung

Aufbewahrungsdauer:

• Während der Mitgliedschaft: Vollständige Daten
• Nach Austritt/Streichung/Ausschluss:
  • Mitgliedsdaten: 10 Jahre (Rechnungsprüfung § 257 HGB)
  • SEPA-Mandat gelöscht nach Beendigung
  • NICHT: Kontaktdaten der Eltern für ehemals minderjährige Mitglieder – gelöscht nach Beendigung des 17. Lebensjahres oder auf Antrag

Siehe auch §6 der Satzung

Erhoben & gespeichert:

• Anwesenheitslisten (Wer war beim Training?)
• Leistungsdaten (Prüfungen, Gürtelfarben, Gewichte für Wettkämpfe)
• Gesundheitsangaben (Allergien, Verletzungen, Impfstatus, falls relevant)
• Wettkampfmeldungen an BJV, DJB (übermittelt)

Aufbewahrungsdauer:

• Leistungsdaten (Gürtel, Prüfungen): Unbegrenzt (Ehre, Dokumentation)
• Anwesenheitslisten: 1–2 Jahre (Trainingsplanung)
• Gesundheitsdaten: Nur solange notwendig – max. 3 Jahre nach Ende Vereinsmitgliedschaft
• Wettkampfmeldungen: So lange wie bei Verbänden archiviert

Wann nehmen wir auf?

• Trainings und Events (interne Dokumentation)
• Wettkämpfe (für Tageszeitung, Blog, Social Media)
• Veranstaltungen (Jahresfeste, Camps)

Was geschieht damit?

• Privates Material: Nur intern, nur mit AUSDRÜCKLICHER Einwilligung weitergegeben
• Öffentliches Material: NUR mit schriftlicher Zustimmung von Mitglied (Eltern für U16) auf Website/Social Media
• Keine Gesichter ohne Zustimmung von Eltern oder Erwachsenem

Aufbewahrungsdauer:

• Mit Zustimmung: Unbegrenzt (für Vereinsarchiv, Historisches)
• Ohne Zustimmung: Gelöscht innerhalb 6 Wochen nach Aufnahme

Keine Weitergabe an:

• Marketing-Unternehmen
• Datenbroker
• Versicherer zur Profitoptimierung
• Privatpersonen ohne Grund

Siehe auch §34 der Satzung

• Im EU/EWR: Standard-Verträge (Art. 45/46 DSGVO)
• Außerhalb: NUR mit expliziter Sicherung (aktuell: USA nicht sicher!)
• Vereins-Policy: Keine Speicherung außerhalb EU ohne Genehmigung

Sie haben das Recht auf:

1. Auskunft (Art. 15 DSGVO)
   • Welche Daten speichert der Verein über mich?
   • Wo kommen sie her?
   • An wen wurden sie weitergegeben?

   Wie es funktioniert: Schriftliche Anfrage an info@judoclubgrossbeeren.de → Antwort innerhalb 4 Wochen

2. Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
   • Falsche Daten müssen korrigiert werden
   • Beispiel: Adresse geändert → wird aktualisiert

   Wie es funktioniert: Schriftliche Mitteilung oder formlos per E-Mail → Bearbeitung sofort/nächste Arbeitswoche

3. Löschung (Art. 17 DSGVO – Recht auf Vergessenwerden)
   Wann kann man die Löschung fordern?
   • Daten werden nicht mehr benötigt
   • Widerspruch gegen Verarbeitung
   • Nach Austritt (nach Aufbewahrungsfrist)
   • Ausnahmen: Bankkonto für offene Schulden, Kassenprüfung

   Wie es funktioniert: Schriftliche Anfrage → Vorstand überprüft → Löschung oder Ablehnung mit Grund → Frist: 30 Tage

4. Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
   • Sperren von Daten (nicht löschen, aber nicht nutzen)
   • Beispiel: Während Streitigkeit über Richtigkeit
5. Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
   • Ich will nicht, dass meine Daten für Zweck X genutzt werden
   • Beispiel: Keine Newsletter, keine Social-Media-Fotos
   • Kann Mitgliedschaft nicht verhindern, aber Zusätzliches ausschließen

• Verein hat Haftung beschränkt (Satzung § 13 Abs. 5)
• Versicherung deckt Haftung ab (soweit vorhanden)
• Keine Garantie auf 100% Sicherheit, aber höchste Standards werden eingehalten

Siehe auch §13 der Satzung

Auf dem Aufnahmeformular MÜSSEN stehen:

• ☑ Ich erkläre mich mit der Datenspeicherung gem. DSGVO einverstanden
• ☑ Ich bin informiert, dass meine Bankdaten per SEPA-Lastschrift eingezogen werden
• ☑ Ich habe die Datenschutzordnung gelesen und verstanden
• ☐ OPT Ich erlaube Foto/Video-Aufnahmen für interne Zwecke
• ☐ OPT Ich erlaube Veröffentlichung auf Website/Social Media
• ☐ OPT Ich bin (Datenlieferant für Verbandsmeldung) einverstanden

Bei Minderjährigen (U16): Alle Häkchen müssen auch von Eltern/Erziehungsberechtigten gesetzt werden.

Bei Minderjährigen unter 18 Jahren: Auch bei „internen Zwecken" (Fotos/Videos) muss die Einwilligung zusätzlich von den Erziehungsberechtigten erteilt werden (Art. 8 DSGVO). Bei Veröffentlichung (Website/Social Media) ist die Einwilligung bis zur Volljährigkeit zwingend von den Eltern zu erteilen.

Siehe auch §6 der Satzung

Jeder Trainer/Helfer unterschreibt bei Antritt:

„Ich verpflichte mich, personenbezogene Daten von Mitgliedern vertraulich zu behandeln. Ich gebe Daten ohne Grund nicht weiter und lösche sie nach Beendigung meiner Tätigkeit. Bei Verstößen drohen Ausschluss und ggf. Schadensersatz."

Was geschieht mit Daten?

1. Sofort gelöscht:
   • SEPA-Mandat
   • Persönliche Notizen (z.B. Verhaltensvermerke)
2. Nach 10 Jahren (Rechnungsprüfung):
   • Name, Adresse, Beitragsstatus
   • Zahlungsbelege
   • Gürtelgrade/Prüfungen (für Ehrenrat + Historie)
   • Fotos – nur mit Zustimmung (siehe § 7)
3. Eltern-Kontakt für ehem. U16:
   • Gelöscht, wenn Kind 18 ist oder auf Anfrage

Siehe auch §7 der Satzung · §15 der Satzung

Was passiert?

1. Sofortmaßnahmen:
   • Verursacher identifizieren
   • Zugang sperren
2. Benachrichtigung innerhalb 96h:
   • Betroffene werden informiert (Post/E-Mail)
   • Landesbeauftragte Brandenburg benachrichtigt
   • Polizei ggf. eingeschaltet (bei Diebstahl/Hacking)
3. Dokumentation:
   • Ursache
   • Umfang der Daten
   • Maßnahmen zur Verhinderung

• Vorstand: Sichert Einhaltung, Schulung von Trainern/Helfern
• Jedes Mitglied: Respektiert Datenschutz anderer Mitglieder

• Änderungen erfordern Vorstandsbeschluss oder Mitgliederversammlung
• Versionskontrolle:
  • Version 1.0: 07.11.2025
  • Nächste Review: 2026

Siehe auch §32 der Satzung

Diese Datenschutzordnung tritt in Kraft mit ihrer Beschlussfassung durch den Vorstand/die Mitgliederversammlung am 25.02.2026.